Di recente, abbiamo scritto un articolo sul perché lavoriamo in team, esplorando i motivi psicologici che ci spingono a trovare nella collaborazione con le altre persone un vero e proprio motore di idee e azione. Abbiamo compreso che l’associazione in gruppi è un meccanismo “naturale” e al contempo “strategico”: non solo ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi, ma ci stimola a trovare senso e significato in ciò che facciamo.
Oggi, però, i confini del “gruppo di lavoro” sono cambiati – si può dire – radicalmente: collaboriamo molto spesso da remoto, connessi ad uno o più schermi dalla scrivania di casa.
Indubbiamente, il lavoro a distanza ha amplificato la libertà individuale, ma anche prodotto nuove dinamiche interpersonali inedite e tutt’ora oggetto di studio. Partendo da questa premessa, come possono gli HR di un’organizzazione mantenere il coinvolgimento dei propri dipendenti, in un contesto di lavoro da remoto sempre più diffuso? Scopriamolo insieme.
Viva Engage: uno strumento digitale al servizio delle Risorse Umane
Se nel lavoro in presenza l’energia del gruppo si alimenta spontaneamente, nel lavoro remoto l’engagement — ovvero il coinvolgimento delle persone — tende a disperdersi. La distanza, si sa, riduce la spontaneità e i momenti informali: in questo modo, sentire di essere parte di qualcosa di comune, è una sensazione destinata ad affievolirsi.
A venire in soccorso alla Direzione e all’Ufficio HR delle aziende, esistono tuttavia alcuni strumenti digitali che hanno lo scopo di mantenere fluida ed efficace la comunicazione con chi si trova a lavorare full remote o ha limitata possibilità di raggiungere la sede di lavoro con frequenza. Un esempio per tutti: Viva Engage, parte dell’ecosistema Microsoft 365 e integrata a Microsoft Teams.
Per gli HR rappresenta un ambiente per alimentare la cultura aziendale: le conversazioni, le reazioni e i post diventano indicatori di partecipazione e clima.
Per la Direzione è uno strumento di leadership comunicativa, che permette di parlare con l’organizzazione favorendo trasparenza, coinvolgimento e riconoscimento diffuso.
Viva Engage è dunque un social network interno, un vero e proprio spazio virtuale in cui i dipendenti e le dipendenti possono condividere e scambiare idee.
Vediamo nel dettaglio che cosa è e come funziona.
Funzioni di Viva Engage, per alimentare il coinvolgimento a lavoro
Viva Engage, come abbiamo scritto, è un social network interno all’organizzazione, pensato per favorire interazione, dialogo e senso di comunità tra colleghi e colleghe. Non si limita a diffondere informazioni: mette in relazione le persone, rendendo la comunicazione aziendale più partecipata.
Ma allora vale la pena chiedersi: perché Management e HR dovrebbero adottarlo, invece di continuare a comunicare con le classiche e-mail?
La risposta risiede proprio nel cambiamento culturale e lavorativo che abbiamo iniziato a conoscere in periodo pandemico: perché persone non vogliono solo ricevere comunicazioni, vogliono essere parte di una conversazione. E piattaforme come Viva Engage permettono questo — spostare il baricentro dalla comunicazione top-down alla costruzione condivisa della cultura lavorativa, in modo autentico.
Viva Engage si basa su un concetto chiave: le Community. Si tratta di gruppi di persone all’interno dell’organizzazione, creati per concentrare conversazioni, scambi e aggiornamenti attorno a temi specifici — un progetto, un interesse comune, una funzione aziendale o un’iniziativa trasversale. Ogni dipendente può aprire una community e invitare i colleghi a partecipare, favorendo così una comunicazione più aperta e collaborativa. Questo approccio rafforza i legami sociali all’interno dell’azienda: il confronto quotidiano, anche informale, diventa un modo per alimentare fiducia, appartenenza e senso di prossimità, anche a distanza.
In aggiunta alle Community che possono creare gli utenti, esiste un canale di comunicazione rivolto a tutti gli utenti dell’organizzazione chiamato All Company. Solo gli owner del gruppo, scelti dall’organizzazione, possono postare i contenuti.
In concreto, si può condividere su Viva Engage:
- Domande, che abilita le funzionalità di risposta
- Sondaggi, che sono post che si accompagnano ad opzioni a scelta singola (come “Qual è la data che preferisci per il prossimo evento aziendale?”)
- Post, con il formato comune a tutti i social network, all’interno del quale è possibile menzionare i colleghi.
Gli amministratori della community hanno a disposizione anche l’Annuncio, ovvero un contenuto che viene notificato in automatico a tutti i membri, così da diffondere più rapidamente comunicazioni urgenti o aggiornamenti importanti.
Infine, la piattaforma offre funzionalità di monitoring per i contenuti pubblicati, con strumenti di analisi che permettono di misurare l’engagement generato dai post: questa funzione può essere utile all’Ufficio HR, proprio per monitorare quante persone hanno interagito con un annuncio e comprendere come ottimizzare le comunicazioni future.
In definitiva, sostenere l’engagement dei dipendenti da remoto richiede attenzione, ascolto e una comunicazione costante. Gli strumenti digitali oggi disponibili offrono agli HR la possibilità di creare esperienze di lavoro più coinvolgenti e personalizzate: per questo, pensare di adottare piattaforme come Viva Engage può rappresentare un passo concreto per rafforzare la cultura aziendale, favorire la condivisione e stimolare il coinvolgimento quotidiano dei collaboratori, indipendentemente da dove si trovino.