Un’azienda si trova a ricevere, accumulare e produrre una miriade di dati: la protezione di questi, rientra quindi tra le priorità delle imprese. Questi dati, tra l’altro, sono obbligatori da conservare anche per diverso tempo, e risulta quindi essenziale disporre di un luogo sicuro dove parcheggiarli.
In un contesto in cui i dati sono spesso la risorsa più preziosa di un’azienda, garantire la loro sicurezza si dimostra una vera e propria necessità di tipo strategico. La sicurezza dei dati aziendali è intesa come l’insieme di politiche, procedure e tecnologie impiegate per proteggere le informazioni sensibili dell’azienda da minacce come accessi non autorizzati, perdite o danneggiamenti di sistema. Infatti, è sbagliato pensare che il pericolo possa avvenire solo tramite attacchi informatici: banalmente, potrebbe essere dovuto alla perdita del proprio materiale informatico o alla rottura di quest’ultimo.
Prima di entrare in merito a come proteggere i dati aziendali, è importante tracciare la distinzione tra “protezione dei dati” e “sicurezza informatica”. La sicurezza informatica è infatti un campo più vasto, che si occupa della difesa dell’infrastruttura IT, inclusi quindi hardware, software e reti. La protezione dei dati si concentra invece sulle informazioni, indipendentemente dal loro formato, digitale o cartaceo, o dalla loro ubicazione. Questo include passaggi come la gestione delle password, la crittografia, la digitalizzazione, i controlli di accesso e la protezione contro perdite di dati accidentali o volute.
Passaggi per proteggere i dati aziendali
In un’era digitale in cui le minacce informatiche sono in costante aumento e sempre più complesse, si rivela necessario implementare misure efficaci per la protezione dei dati aziendali. L’Italia, inoltre, risulta uno dei Paesi più esposti agli attacchi informatici.
Di seguito, i passaggi chiave per la protezione dei dati aziendali:
- Accortezze: innanzitutto, occorre pensare ai dati aziendali come a dati che non sono di nostra proprietà, perciò dobbiamo mettere in atto una serie di comportamenti per far sì che siano sempre al sicuro. Una di queste accortezze, potrebbe banalmente essere quella di bloccare il computer quando dobbiamo abbandonare la postazione. In generale, è sbagliato lasciare incustodito il computer di lavoro e prestarlo ad altri, proprio perché potremmo esporre dati sensibili ad altre persone. Inoltre, tenere il minimo indispensabile a livello macchina è il consiglio migliore su questo fronte, perché così facendo, anche se il pc dovesse rompersi o smettesse di funzionare, non avremmo nessun dato perso. È importantissimo, infatti, iniziare a pensare a soluzioni come il “Cloud”.
- Valutazione dei rischi: comprendere le potenziali minacce per i dati aziendali, è un ulteriore passo da compiere. Mappatura dei sistemi aziendali e delle informazioni sensibili, la valutazione di quali particolari dati e applicazioni sono maggiormente a rischio e l’analisi delle criticità (esterne e interne) già esistenti è quindi fondamentale per tracciare un quadro completo. Inoltre, in caso di problemi, è bene contattare chi di competenza per eventuali obblighi in “conservazione del dato”.
- Stabilire politiche e procedure: sviluppare e tracciare un insieme di regole e linee guida chiare per dipendenti, fornitori e partner. Questa policy aziendale deve includere l’accesso dei dati, la gestione delle password, l’uso dei dispositivi mobili e delle reti, nonché la protezione delle informazioni riservate. L’utilizzo di sistemi con delle restrizioni sugli accessi sono in genere le scelte migliori, ma anche in questi casi, se si vuole permettere l’accesso a utenti e clienti nello stesso luogo, è bene creare un ambiente nuovo, distaccato dai dati sensibili.
- Formazione del personale: la sicurezza informatica, in azienda, non può essere efficace senza il coinvolgimento da parte dei dipendenti. È fondamentale in azienda implementare la formazione periodica, e formazione specifica nel caso degli IT, su come identificare minacce come il phishing e su come rispettare le procedure di sicurezza. Sarebbe bene aggiornare la formazione delle risorse ogni 3/6 mesi, essendo lo sviluppo informatico in costante progressione. L’obiettivo è non lasciare i dipendenti focalizzati solo su una guida che non cambia.
- Tecnologie di sicurezza: implementare l’uso di tecnologie avanzate come la crittografia, l’antivirus e i firewall, sistemi di prevenzione delle intrusioni (IPS) e software di monitoraggio del traffico di rete sono essenziali per tutelare la rete aziendale e proteggere i dati da attacchi esterni e interni. Massima attenzione anche a utilizzare i software gratuiti: spesso in questi casi, non paghiamo attraverso il denaro, ma attraverso i dati. È sempre bene, anche a livello applicativo, definire un elenco chiamato “portafoglio applicativo”, nel quale sono indicati tutti i software da utilizzare all’interno dell’azienda.
- Sicurezza dati sensibili: garantire che questa tipologia di dati sia crittografata, sia in transito che a riposo. Inoltre, è buona norma eseguire backup regolari e sicuri per prevenire la perdita di dati in caso di incidenti. Eseguire più di un backup evitando di utilizzare una sola sede come backup è essenziale anche in ottica di avere una DMZ. Appoggiandosi a una soluzione Cloud, evitiamo di tenere ogni dato in azienda ed eleviamo la sicurezza a livelli molto alti.
- Gestione degli accessi e autenticazione: adoperare il principio del least privilege, garantendo che ciascun dipendente possa accedere solo ai dati e ai sistemi necessari per il proprio ruolo. Assegnando quindi permessi e ruoli in modo definito, e non a bisogno. Inoltre, l’Autenticazione a più fattori (MFA) è uno dei metodi più efficaci per prevenire accessi non autorizzati: può includere una combinazione di password, biometria e codici temporanei.
Approcciare in modo proattivo la sicurezza e protezione dei dati in un mondo digitale sempre più complesso, risulta necessario quanto strategico. Investire nella protezione di dati aziendali, con il supporto di esperti IT, risulta essere una misura di sicurezza e al contempo un investimento per il presente e il futuro dell’azienda.