Project Management: scopri le metodologie più efficaci per gestire i tuoi progetti

Quale metodologia di project management scegliere? 

Negli ultimi anni, l’evoluzione tecnologica ha accelerato a un ritmo senza precedenti, trasformando radicalmente il mondo del lavoro e i modelli aziendali. Tecnologie esponenziali come l’intelligenza artificiale, l’automazione avanzata, il cloud computing e l’Internet of Things (IoT) stanno ridefinendo processi produttivi, strategie aziendali e competenze richieste. Questa rivoluzione digitale sta creando nuove opportunità di crescita e innovazione, ma al tempo stesso impone alle organizzazioni di affrontare importanti sfide legate all’adattabilità, alla formazione e alla ridefinizione dei ruoli professionali.

L’innovazione, tuttavia, non riguarda solo l’adozione di nuove tecnologie, ma richiede anche un profondo cambiamento culturale e organizzativo. Le aziende più competitive, infatti, sono quelle che riescono a sviluppare una mentalità orientata alla sperimentazione, favorendo un ambiente di lavoro collaborativo, aperto al cambiamento e alla continua evoluzione, come abbiamo avuto di approfondire durante il nostro webinar. In questo contesto, metodologie innovative di project management si rivelano fondamentali per apportare rinnovamento nelle aziende e permettere ai team di raggiungere risultati all’altezza delle aspettative.

Migliori metodologie di project management

Figure professionali richieste in tutti i settori – dallo sviluppo software all’educazione e formazione, dalla logistica alle costruzioni – i project manager devono gestire progetti in grado di raggiungere l’obiettivo prefissato dai clienti, curandone la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio e il completamento da parte del team. Al PM non sono richieste solo competenze tecniche per la gestione del budget, ma anche comportamentali e comunicative. Inoltre, soft skills come leadership e problem solving sono un quid importante da possedere.

Nel loro lavoro, i project manager sanno che le metodologie che utilizzano sono soggette alla continua evoluzione. Questo accade proprio perché si tratta di tecniche che vengono sperimentate per rispondere a esigenze di lavoro e mercato sempre mutevoli. Quali sono, quindi, le metodologie innovative di PM più importanti?

• Waterfall: probabilmente non rientra tre le metodologie più all’avanguardia di project management, ma merita una menzione, proprio perché è una delle più consolidate e logiche. Sviluppata negli anni Cinquanta, prevede che il flusso di lavoro proceda in maniera lineare (o a cascata, da cui il nome) e che venga organizzato in ordine sequenziale. Dunque, ogni fase del progetto deve essere completata prima dell’inizio di quella successiva e non è prevista la sovrapposizione tra le fasi.

• Agile: nata nel settore del software e diffusa in numerosissimi altri campi grazie alla sua efficacia, è una tra le tecniche più popolari di project management. I suoi principi, raccolti nel cosiddetto Manifesto, sono: collaborazione, velocità e iterazione. Prevede la divisione del progetto in iterazioni, detti sprint, e si procede lavorando su un’iterazione alla volta mentre si riceve un costante flusso di feedback. La forza di questa metodologia consiste proprio nello scambio dinamico di informazioni e feedback che si crea tra i membri del team che lavorano al progetto e tra chi si occupa di riceverlo.
• Scrum: è un framework Agile utilizzato per la gestione di progetti complessi, specialmente nello sviluppo dei software. Generalmente, i team Scrum lavorano per sprint per due o quattro settimane. Come la metodologia Agile, si basa sull’idea di piccole iterazioni, ma sono presenti alcuni step aggiuntivi. Infatti, Scrum prevede un breve meeting quotidiano di 15 minuti per discutere dell’avanzamento del progetto: proprio per questo lavorare con più di dieci risorse può risultare dispersivo.

Questa metodologia prevede tre ruoli chiave:

1. Product Owner, il responsabile della visione del prodotto che ha il compito di comunicare con gli stakeholder e il team
2. Scrum Master, facilitatore del team, aiuta a seguire le regole di Scrum
3. Development Team, team di sviluppo che realizza il prodotto. È auto-organizzato e lavora in modo collaborativo.

• Lean: sviluppata da Toyota per la produzione di auto, la gestione lean si concentra sull’eliminazione degli sprechi ed è un approccio che potrebbe risultare utile ai team di progetto di grandi dimensioni. Il project manager che utilizza questo metodo di lavoro ha come obiettivo l’eliminazione di:

1. Muda: tempo sprecato, risorse e lavoro che non aggiungono valore per l’utente finale
2. Mura: sovrapproduzione e sovrappiù di scorte accumulate attraverso un flusso di lavoro non regolare
3. Muri: sovraccarico dei dipendenti in qualsiasi fase del flusso di lavoro

• Kanban: come Lean, nasce dal settore automobilistico giapponese. È una metodologia che si incentra sulla visualizzazione del flusso di lavoro dall’inizio alla fine. In Kanban, gli elementi di lavoro vengono rappresentati nella Kanban board per consentire al team di comprendere lo stato di avanzamento del lavoro e lo stato dei compiti: questa è una pratica che supporta i team a individuare e ridurre i cosiddetti “colli di bottiglia” nel flusso di lavoro.
• Scrumban: questa metodologia combina Scrum e Kanban. Essendo un framework ibrido di gestione dei progetti, risulta altamente flessibile e adatto per progetti di ogni dimensione. In Scrumban, il lavoro è suddiviso in piccoli sprint, grazie a cui il team può revisionare ogni fase per consentire un costante perfezionamento, e sfrutta l’uso di lavagne Kanban per la visualizzazione e il monitoraggio.

• PRINCE2: è una delle metodologie più utilizzate nel PM. Introdotto alla fine degli anni Novanta, è un approccio adottato da aziende private e da pubbliche amministrazioni. Il nome non è altro che l’acronimo di PRojects IN Controlled Environments. Con PRINCE2 ogni progetto deve essere portato avanti per attività, che sono distribuite nelle varie fasi di lavoro: l’obiettivo è quello di raggiungere un controllo ottimale delle risorse e di ogni relativo stadio di avanzamento, per conseguire i risultati in modo ottimale. Il metodo offre procedure e modelli utili a coordinare le attività e il lavoro svolto dalle risorse del team di progetto, dando modo a chi ha il compito di coordinarlo e monitorarlo di comprende dove poter intervenire in maniera efficace.

Strumenti di project management 

Dalla gestione delle attività alla comunicazione con il team, fino al monitoraggio dei progressi e all’analisi dei dati, i Project Manager si affidano a una serie di software e piattaforme per garantire il successo di ogni iniziativa. Ma quali sono gli strumenti più utilizzati? Concludiamo questo approfondimento esplorando alcune delle soluzioni indispensabili per migliorare produttività, ottimizzare i processi e facilitare la collaborazione nei progetti aziendali.

Gestione dei progetti:

• Microsoft Project > ideale per la gestione di progetti complessi con diagrammi di Gantt e allocazione delle risorse.
• Asana > perfetto per la gestione di attività e progetti collaborativi.
• Trello > strumento Kanban semplice ed efficace per organizzare attività

Collaborazione e comunicazione:

• Microsoft Teams > ideale per riunioni, chiamate, chat e collaborazione in tempo reale
• Slack > garantisce una comunicazione rapida e la gestione di team distribuiti
• Google workspace > con i suoi tool come Docs, Sheets e Drive è garantita la collaborazione su documenti e gestione dei file condivisi

Gestione del tempo e della produttività:

• Todoist > consente di organizzare le attività personali e professionali
• Clockify > permette il tracciamento delle attività lavorative del team
• Evernote > ideale per prendere appunti e organizzare le idee

Gestione dei documenti e archiviazione:

• Dropbox > garantisce un’ottimale gestione e condivisione dei file
• Google Drive > l’integrazione perfetta con gli strumenti di Microsoft
• SharePoint > utilizzato soprattutto nelle grandi aziende per la gestione documentale

Gestione del monitoraggio e della reportistica:

• Power BI > consigliato per dashboard e report dettagliati
• Google Data Studio > consente di creare report interattivi sui progressi del progetto
• Zoho Projects > ideato per il monitoraggio del tempo e delle performance.

Fonti:

Metodologie di Project Management: come scegliere quella giusta – Blog – Espero

Le Metodologie di Project Management: Tecniche Recenti e Innovative

Le cinque fasi della gestione dei progetti per ottimizzare il flusso di lavoro del tuo team [2025] • Asana